Người giữ guồng quay học thuật luôn vận hành
Không giảng dạy. Không chấm điểm. Không đứng trên sân khấu.
Nhưng nếu nhìn thật kỹ vào từng bảng điểm hoàn hảo, mỗi kế hoạch học tập rõ ràng, hay những lần đăng ký môn học diễn ra trôi chảy, bạn sẽ thấy dấu ấn của họ – Phòng Quản lý Đào tạo (Registrar Office): những người âm thầm gìn giữ hệ sinh thái học thuật của VinUni luôn vận hành mượt mà, minh bạch và công bằng.
ĐẰNG SAU MỘT HỌC KỲ SUÔN SẺ…
Khi sinh viên bước vào lớp học đầu tiên của kỳ học mới, với những lịch học đã “nằm yên” trên cổng thông tin, phía sau bảng thời khóa biểu tưởng như đơn giản ấy là một quá trình xếp lịch kỳ công như giải một bài toán nhiều ẩn số, mà đáp án thì thay đổi liên tục theo từng ngày, từng giờ.
Làm sao để hơn 1.300 sinh viên có thể học đủ tín chỉ, không bị trùng tiết, không thiếu phòng học? Làm sao để mỗi giảng viên giảng dạy đúng chuyên môn, trong đúng khung giờ phù hợp? Và làm sao để mọi thứ được điều chỉnh kịp thời mỗi khi có một “biến động nhỏ” từ phía viện, sinh viên hay hệ thống? Lịch học đó chưa bao giờ “rơi từ trên trời xuống”. Đó là kết quả của một quá trình xếp lịch như giải “trận đồ” đầy thử thách.
“Đằng sau thao tác click chuột ‘Đăng ký môn học’ là hàng tuần phân tích số liệu, đối chiếu lộ trình tốt nghiệp, dự đoán nhu cầu, lên lịch, rà soát quy chế và phối hợp chặt chẽ với từng Viện đào tạo” – chị Hằng quản lý Phòng Quản lý Đào tạo chia sẻ.
Đội ngũ Registrar là những người đầu tiên thức dậy cùng email “Em không đăng ký được môn này ạ!”, và cũng là những người cuối cùng rời văn phòng sau khi đảm bảo rằng mọi trục trặc kỹ thuật không khiến bất kỳ sinh viên nào bỏ lỡ cơ hội học tập.
KHÔNG “NỔI BẬT” NHƯNG LUÔN HIỆN DIỆN
Hiếm khi xuất hiện trong các sự kiện long trọng hay có cơ hội tương tác trực tiếp cùng sinh viên, nhưng Phòng Registrar lại chính là “xương sống” trong hành trình học tập của các bạn. Nếu ví VinUni là một “cỗ máy học thuật” phức tạp, thì họ chính là bộ phận động cơ bền bỉ nằm sâu bên trong, không gây ồn ào, nhưng luôn chuẩn xác, minh bạch, và giữ cho mọi thứ luôn hoạt động đúng guồng và vận hành trơn tru.
“Chúng tôi không thể sửa điểm theo yêu cầu. Không thể nới lỏng quy chế để làm hài lòng một cá nhân. Nhưng chúng tôi luôn cố gắng giải thích rõ ràng, hỗ trợ đúng nguyên tắc, và đặc biệt, luôn lắng nghe.”
Làm việc với dữ liệu học thuật là làm việc với sự công bằng. Có những email gửi lúc nửa đêm xin dời lịch thi vì lý do bất khả kháng. Có những sinh viên sắp tốt nghiệp nhưng thiếu đúng… một tín chỉ tự chọn. Với team Registrar, mỗi tình huống là một bài toán cần giải, bằng sự thấu hiểu nhưng không đánh đánh mất chuẩn mực.
“Quan trọng nhất với chúng tôi là: không ai bị bỏ lại phía sau. Nhưng cũng không ai được đi tắt qua ranh giới nguyên tắc. Sự công bằng và liêm chính học thuật là giá trị không thể mặc cả.”
LÀM VIỆC VỚI “TÀI SẢN HỌC THUẬT”
Công việc của họ xoay quanh dữ liệu học thuật: bảng điểm, tín chỉ, học phần, quy chế, xác nhận, kế hoạch tốt nghiệp. Những thứ tưởng như rất “khô khan” ấy là tấm gương phản chiếu cả một hành trình sinh viên, và là nền tảng để VinUni giữ vững chất lượng đào tạo chuẩn quốc tế. Mỗi tín chỉ được công nhận, mỗi môn học được cập nhật đúng, đều góp phần giúp một sinh viên đến gần hơn với giấc mơ học thuật của mình:
“Chúng tôi luôn nghĩ đến khoảnh khắc các bạn sinh viên cầm bằng tốt nghiệp trong tay. Điều đó tiếp thêm cho team năng lượng để kiên trì, kể cả trong mùa cao điểm, khi mọi người gần như phải làm việc không ngơi nghỉ.”
Có thể bạn chỉ tìm đến Phòng Registrar khi cần một bảng điểm, một xác nhận, hoặc khi gặp sự cố đăng ký môn học. Nhưng họ vẫn luôn ở đó, mỗi ngày gìn giữ sự công bằng cho tất cả sinh viên, đảm bảo hệ thống vận hành liêm chính, và giúp mỗi người có cơ hội thành công theo đúng lộ trình học tập đã chọn.
VinUni là môi trường học tập truyền cảm hứng. Và đằng sau sự truyền cảm hứng ấy là một hệ thống vận hành đầy kỷ luật, tận tâm nơi Phòng Quản lý Đào tạo là một phần không thể thiếu.
Nếu bạn từng thấy một kỳ học trôi qua suôn sẻ, đừng quên rằng có những con người thầm lặng đang ngày ngày gìn giữ guồng quay vận hành học thuật của VinUni một cách nghiêm cẩn và đầy yêu thương.
